Comment j’organise ma vie de famille avec Trello

J’ai abordé le sujet dans mon article concernant mes applications préférées, et suite aux nombreuses questions reçues, je viens aujourd’hui vous détailler comment j’organise ma vie de famille avec Trello. J’ai découvert cet outil dans mon milieu professionnel en y faisant de la gestion de projets. J’ai ensuite compris comment je pouvais l’appliquer à ma vie personnelle pour me faciliter le quotidien.
Je reste toujours adepte de mon agenda papier Filofax que j’utilise quotidiennement pour planifier mais en complément pour l’alléger et pour tous les projets de fond, Trello est devenu mon nouveau meilleur ami.

Pourquoi Trello?

J’aimais beaucoup mon classeur maison, d’ailleurs c’était le tout premier outil que j’ai créé lorsque j’ai commencé à m’organiser. Ce classeur me permettait de concentrer toutes les informations dont je pouvais avoir besoin au quotidien pour organiser ma vie de famille : numéros importantes, plannings, routines, recettes, activités, checklists… Mais il faut avouer qu’un classeur c’est lourd et que l’on ne peut pas toujours l’emporter avec soi.

Trello est une application qui vous aide à organiser et à gérer visuellement les tâches et projets. Elle existe autant en version ordinateur que mobile/tablette et se synchronise instantanément. Et en plus Trello est GRATUIT!

Trello a remplacé mon classeur maison et bien plus encore! D’ailleurs, je suis actuellement en train de rédiger le brouillon de cet article sur une carte Trello.

Comment fonctionne Trello?

Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui vous permet d’organiser les projets/sujets en tableaux. Il vous permet de créer diverses tâches au sein de chaque tableau et vous pouvez y inclure des listes, des délais, des descriptions, des commentaires, des documents, et plus encore!

En d’autres termes, imaginez un grand tableau blanc (comme un grand centre de commande) sur lequel vous aurez fait des colonnes de post-its … mais avec des super-pouvoirs.

Au delà de cela, Trello est un système collaboratif! Cela signifie que vous pouvez inviter votre mari à votre tableau des tâches ménagères pour qu’il soit au courant de ce qu’il aura à faire (plus d’excuses!).

Trello : l’outil ultime pour votre organisation familiale

Il y en a beaucoup à dire sur Trello mais je vais tenter de vous expliquer brièvement les bases. Aussi gardez en tête que Trello est flexible et que c’est vous qui déciderez de comment vous voudrez vous l’approprier.

Les tableaux

C’est là que tout commence. Chaque tableau concerne un sujet ou un projet. Une barre de recherche en haut de tableau vous permet de filtrer rapidement.  En haut à droite, vous avez accès au menu.

Les listes

Les listes sont la façon dont vous organisez / hiérarchisez votre tableau ou projet et sont constituées de plusieurs cartes / tâches.
Chaque liste peut être déplacée pour en modifier l’ordre. Le système Kanban sur lequel repose Trello est basé sur une structure «À faire», «En cours», «Terminé» très efficace en gestion de projet.
Mais vous pouvez personnaliser votre système selon vos envies. Par exemple pour un planning des tâches ménagères, vous pourriez préférer opter pour «tâches hebdomadaires», «tâches quotidiennes» et «tâches annuelles». A vous de choisir!

Les cartes

Considérez une carte comme une tâche individuelle qui doit être accomplie. C’est votre post-it! Les cartes sont l’endroit où vous vous retrouvez vraiment dans le vif du sujet. Pour vous faire une meilleure idée de ce qui doit être fait pour chaque tâche, chaque carte vous permet d’inclure les éléments suivants:

• Date limite – Trello vous enverra même un rappel par e-mail ou une notifications depuis l’application lorsque votre date d’échéance approche. Vous aurez également la satisfaction de cocher une case lorsque la tâche est terminée.
• Description – un espace de notes afin de noter tout ce que vous souhaitez
• Check-list – vous pouvez créer des listes de tâches et même créer des modèles pour les réutiliser.
• Pièces jointes – Des documents aux images, vous pouvez joindre tous les éléments que vous souhaitez
• Commentaires – C’est un excellent moyen de communiquer et de collaborer avec d’autres utilisateurs
• Étiquettes – Vous pouvez catégoriser vos cartes en leur appliquant une étiquettes de couleur. Vous pouvez également rechercher par étiquettes, donc si vous faites un tableau « tâches ménagères », vous pouvez créer une étiquette pour chaque pièce, puis effectuer une recherche par nom d’étiquette pour ne voir que vos étiquettes nommées « Salon ».
• Vous pouvez également assigner une carte à d’autres membres de la famille.

Comment j’organise ma vie de famille avec Trello

Comme je le disais, Trello a complètement remplacé mon classeur maison, en me proposant un format encore plus pratique pour contenir toutes les informations utiles à la gestion de ma maison et de ma famille.

Voici des exemples de tableaux que j’utilise dans mon quotidien (mais j’en possède bien plus) :

Gestion personnelle et familiale

• Gestion des tâches ménagères
• Déménagement
• Organisation des anniversaires
• Informations concernant la maison : contacts utiles, information
• Liste des cadeaux à faire
• Planning des menus
• Gestion de la rentrée scolaires
• Organisation des vacances

Gestion professionnelle

• Suivi de mes cours en lignes
• Mes objectifs 2020
• Publications sur le blog
• Publications sur les réseaux sociaux
• Suivi de mes actions pour mes clients

Ce qui est vraiment pratique c’est d’avoir sous la main toutes informations dont je peux avoir besoin quand j’en ai besoin, que je soit devant mon ordinateur ou sur mon téléphone.

Quelques illustrations de mon utilisation de Trello :

• Je tombe sur une idée cadeau pour un proche, je n’ai qu’à taper sur « partager » depuis mon téléphone pour ajouter le lien dans un de mes tableaux.
• je dois payer les frais extrascolaires mensuels de mes enfants. Les liens vers les plateformes sont dans Trello et faciles à trouver. Même si Trello possède de nombreuses certifications de sécurité, je précise toutefois que je n’y note AUCUN mot de passe. Cependant je me note un petit indice pour me le rappeler.
• J’y organise tous les informations lorsque nous partons en vacances
• J’y notes mes objectifs annuels pour les avoir sous les yeux régulièrement.
• J’y note les divers échéances de ma vie de famille et Trello me les rappelle quelques jours avant.

J’ai essayé une variété d’applications de gestion et de productivité, et Trello est, de loin, ma préférée pour ce type d’utilisation.

Trello va t-il vous convenir ?

Il est toujours assez difficile de savoir si cela vaut la peine d’essayer un nouvel outil.

Mais je dirais que si vous avez tendance à faire des listes pour tout, que vous êtes la reine des post-it que vous finissez toujours par perdre. Peut-être que vous ne savez jamais ou trouver l’information cherchée car vous avez trop d’outils différents? Alors Trello pourrait vous faciliter la vie.

Et pour vous faciliter la tâche, Trello vous propose de nombreux modèles pour vous inspirer. Si vous voulez explorer Trello plus en détail, vous pouvez consulter les conseils proposés par le blog de Trello . 

Il y a tant à dire sur le sujet alors n’hésitez pas à poser toutes vos questions en commentaires, j’y répondrai avec plaisir.

Connaissiez-vous Trello? Comment l’utilisez-vous?

(article initialement publié le 19 février 2020 et mis à jour le 16 octobre 2023)