Je vous avoue que ranger mes papiers est une vrai corvée pour moi. Je déteste le faire! Mais avec une tonne de papier qui traîne, il est difficile de trouver un document précis lorsqu’on en a urgemment besoin (Est-ce que je vous ai déjà dit que par dessus tout je déteste chercher?). Alors, pour m’y retrouver j’ai mis en place un système.
Organiser les documents
- Commencer par regrouper tous les documents par type : fiches des paies, déclaration d’impôts, factures, garanties…
- Trier chaque pile et se débarrasser des documents qui ne sont plus utiles. Retrouvez ici la durée de conservation de vos documents administratifs.
- Ranger ensuite tous ces documents regroupés par type dans un trieur ou un classeur et le tour est joué!
Gérer les documents entrants
L’étape suivante n’est pas la plus facile : gérer les documents entrants. Voilà comment je procède :
- Dès réception du courrier, l’idéal est de l’ouvrir tout de suite et de voir l’action à mener. J’ai trouvé des porte-documents composés de trois compartiments chez Hema qui sont parfaites (équivalent ici )! Lorsque j’ouvre mon courrier, les documents à traiter vont dans la première pochette que j’ai nommé « à traiter« . Je note également la date butoir dans mon agenda pour ne pas oublier. Tous les papiers inutiles sont directement mis au recyclage.
- Une fois le courrier traité, si je dois attendre un retour ou une confirmation, je transfère le document dans la pochette « en cours« .
- Ensuite, ce document ira soit au recyclage , soit dans la pochette « à classer« . Si ce courrier ne demande aucune action et doit être conservé, il ira directement dans la pochette « à classer« . Ce grand classement je ne le fais qu’une fois par mois.
- Les bons de réductions sont rangés dans une pochette dédiée puis dans mon agenda.
article lié: préparer son calendrier pour être efficace toute l’année
Scanner les documents importants
Pour terminer, j’ai aussi découvert qu’il pouvait être utile de scanner certains documents tels que les pièces d’identité, attestation d’assurance … et les stocker non seulement sur son ordinateur mais aussi en ligne. Vous gagnerez ainsi du temps si vous devez les transmettre par mail. De plus, en cas de déplacement à l’étranger, vous aurez accès à vos documents importants en cas de pépin. Je scanne la majorité de mes documents depuis mon téléphone avec l’application Office Lens et les stocke dans mon Google Drive.
Mes meilleures astuces pour organiser vos papiers
- Refusez les papiers indésirables. Je sais que ce n’est pas toujours dissuasif mais n’hésitez pas à indiquer sur votre boite aux lettres que vous ne souhaitez pas de prospectus.
- Traitez de suite tous les papiers qui rentrent chez vous. Ne prenez pas la peine de les poser dans votre entrée si vous savez que vous n’allez pas les consulter. Recyclez ou rangez-les de suite.
- Créez une zone de dépôt de courrier pour vous aider à organiser vos documents en un seul endroit. Que ce soit une bannette ou une pochette, placez les documents à traiter à cet endroit et déterminez quel jour vous allez vous en occuper chaque semaine.
- Mettez en place un code couleur pour votre système de classement. Vous pouvez créer un fichier bleu pour les factures, rouge pour les documents médicaux, jaune pour la maison….
- Stockez vos documents de façon numérique. Transformer vos papiers en documents numériques vous aidera beaucoup. Sur votre ordinateur, vous pourrez retrouver le fichier que vous voulez en utilisant la barre de recherche, au lieu de parcourir vos fichiers papier.
- Réservez une pochette pour les reçus. Au lieu d’éparpiller vos tickets un peu partout sur votre bureau, dans votre sac…essayer de les regrouper dans une pochette. De cette façon, tous vos reçus sont au même endroit afin que vous puissiez facilement les parcourir pour trouver le reçu dont vous pourriez avoir besoin si vous devez retourner quelque chose. Ensuite, à la fin du mois, vous pouvez parcourir les tickets pour voir ce que vous pouvez jeter !
- Vous souhaitez réduire la quantité de papier chez vous : passez à l’organisation digitale en vous créant un classeur maison sur Trello.
Avez-vous une méthode de gestion de vos documents?
(article initialement publié le 28 janvier 2015 et mis à jour le 15 mars 2024)
merci pour votre article moi j’avais de grands problèmes pour la recherche des courriers déjà classer
Aillant décidé que je ne veux plus me laisser envahir par des préoccupations agaçantes coller le rangement de sa papiers’ que nous n’avôs Pas fait pendant des semaines, des mois, je m’organise depuis peu.
J’avais acheté ton livre à sa sortie. Je vais le relire. Et mettre en pratique rapidement tes conseils concernant le courriers entrant.
Bon début de semaine.
Hello Zoé, c’est super ! Je sais que tu peux y arriver. Prends le temps de mettre en place ton organisation sans te précipiter.
Alors là… les papiers c’est bien l’une des seules choses sur laquelle je ne suis pas du tout organisée ! En fait, j’ai trop la flemme… je déteste faire ça, et pour le coup c’est la seule chose que je peux repousser pendant des semaines sans aucune culpabilité ! Oups ^^
Je te comprends! Mais justement le mieux à afire pour ne pas se laisser déborder c’est la régularité. Il vaut mieux avoir 10 documents à ranger en fin de mois qu’une tonne une fois par an :). Penses également à dématérialiser au maximum pour diminuer le papier !
J’ai fais en sorte de recevoir un maximum de choses en dématérialisé. Ca aide énormément.
Pour le reste, je scanne direct puis je jette.
Je sais que c’est pas forcément une bonne idée d’après les autorités mais en 10 ans, j’ai jamais eu aucun soucis car, de toute façon, je n’utilise jamais les originaux pour quoi que ce soit donc bon.
Depuis peu, et en prévision d’un déménagement, je suis en train de scanner toutes mes bulletins de salaire depuis que j’ai commencé à travailler. Toujours dans l’optique de m’alléger autant en rangement à la maison qu’en cartons à déménager ^^
Je mets tout dans un drive. Je n’ai aucune autre copie chez moi pour le moment, mais je pense acheter un disque dur qui sera dédié à la sauvegarde de tous mes documents, juste au cas où.
Je fais pareil maintenant aussi pour les oeuvres de mes enfants. On décide lesquelles ils veulent vraiment conserver, je scanne et on jette les originaux (au bout de quelques semaines, le temps d’en profiter un peu la maison).
Je suis passée de 4 gros cartons de cahiers, dessins et autres à 1 pochette. OUF !
J’adore. Je suis un peu comme toi, moins j’ai de papiers mieux c’est ! Tiens , tu viens de me motiver à scanner toutes mes anciennes fiches de paie !
merciiii pour ce super site, les astuces et précieux conseils, que, si la bordélique-procrastinatrice que je suis, arrive à un peu à se convaincre de les suivre, devrait avoir la vie simplifiée et embellie <3
Hello, je te souhaite une bonne organisation 🙂
Je scanne tous les ans mon avis d’imposition , ça me permet d’aller très vite l’imprimer lorsque j’ai besoin d’un justificatif de domicile , sans mettre le bazar dans mes papiers !
Sur un autre sujet : la santé , tout d’abord Il existe aussi un site ou tu peux regrouper les dossiers de toute la famille pour les vaccinations ( nous sommes 7 et nous avons pas mal voyagé donc vaccins spécifiques à certains pays !) : https://www.mesvaccins.net , les rappels sont envoyés par mail quand il est temps de refaire un vaccin , c’est gratuit 😉
Pour les bilans de santé des enfants , ils sont aussi scannés et stockés dans un fichier virtuel. Donc consultables de n’importe qu’elle partie du monde . Les originaux restent classés par enfant et chronologiquement dans un gros classeur à levier .
Merci Katell pour l’info sur les vaccins! Je ne connaissais pas du tout.
Merci pour ton article ! Moi aussi je déteste les papiers enfin surtout quand c’est le moment d’archiver mdr. Pour l’archivage j’ai une ou deux chemise par catégorie.
Pour Traiter le courrier j’ai des bacs de courriers à l’entrée, un les pubs, un pour le courrier de mon mari et un pour les miens. Je le vide une fois par semaine en général (sauf les trucs urgent)
Ensuite une fois le courrier traité ou attente de traitement je range dans 1 trieur de 8 items. Le premier pour le courrier en attente, le 2ème je range tout ce qui a attrait au boulot, puis les banques et assurance, puis les impôts, puis les allocs et remboursements (sécu. Mutuelle et caf), puis EDF, chargés, puis téléphonie et le dernier divers (voiture etc..). je garde ce trieur près de mon bureau comme ça si j’ai besoin d’un papier je n’ai pas besoin de chercher dans les archives.
Et j’archive 1 fois par an environ.
Et je photocopie aussi tous les documents susceptibles d’être demandés pour les mettre dans mon classeur maison ainsi que les papiers genre CNi, passeport,,carte grise, permis etc..
Et malgré tout ça .. Ça m’arrive encore de courir après un papier important mdrrr
Ah je te comprends, moi aussi malgré tous mes efforts il m’arrive de devoir chercher un document à la dernière minute. C’est très agaçant mais cela nous rappelle que nous ne sommes que des humains
l’heure est a la dématérialisation c est la tendance a ce qu il paraît. j’ai donc suivi cette mouvance mais pas pour tout!!!:) j’utilise la trieuse qui est parfait.