Planifier sa semaine pour être plus efficace et plus sereine

Avez-vous l’impression d’avoir constamment une tonne de choses à faire mais vous ne parvenez pas à effectuer toutes vos tâches? Les semaines passent et vous vous sentez de plus en plus submergés? Peut-être souhaitez- vous vous attaquer à un nouveau projet mais vous n’en trouvez pas le temps ? Il n’y a qu’une solution pour arriver à y voir plus clair et se dégager du temps : planifier sa semaine.

Une fois par semaine, prenez le temps de vous asseoir pour préparer et évaluer la semaine à venir plutôt que de la subir. Je sais que ce n’est pas l’activité la plus agréable qui soit (surtout quand on n’en a pas l’habitude) mais vous gagnerez en productivité et en sérénité.

Pour vous donner une idée je vais détailler mes actions durant ma « session de planning » qui a lieu généralement le dimanche soir.

Une fois par mois

Au préalable en début de mois, je revois mes objectifs annuels. J’effectue aussi un grand « Brain dump » , c’est-à-dire que je vide ma mémoire et que je note tout ce qui me vient sur 3 feuilles de papier correspondant à 3 catégories :

Les tâches à faire pour le mois en cours (achats , cadeaux, famille , vie sociale, loisirs…)

Les tâches à faire pour la maison (taches ménagères non récurrentes, réparations…)
Les taches pour mes activités professionnelles

(planner Filofax Original format personal)

Ces listes sont complétées au fur et à mesure. Je prépare également mon budget pour le mois.

{A lire : comment j’utilise la méthode du bullet journal dans mon filofax}

Toutes les semaines

Chaque dimanche lors de ma session planning :

Tout commence par une revue de la semaine écoulée. Qu’est-ce-que je n’ai pas eut le temps de faire et pourquoi ? Les tâches sont reportées sur la semaine à venir, déléguées ou éliminées selon les cas.
Je compare et synchronise mon calendrier papier et mon calendrier électronique. Il est composé d’un calendrier personnel et un calendrier familial que je partage avec mon mari (les deux s’affichent ensemble). Il me faut aussi vérifier les rendez-vous, les sorties prévues, les anniversaires de la semaine. Sans oublier de jeter un œil à la semaine suivante pour vérifier qu’il n’y a rien à anticiper.

C’est aussi le moment de vérifier mon budget de la semaine, les éventuelles factures à payer. Je note ensuite les échéances dans mon agenda.
Je vérifie ma liste de courses et tente de déterminer le jour le plus pratique pour les faire.
Sur la base de ma liste mensuelle, j’évalue ensuite ce que peux faire cette semaine et quand je souhaite le faire. C’est particulièrement important lorsqu’il s’agit d’un projet sur lequel je souhaite travailler.

Je traite finalement le courrier (trié régulièrement mais sauf urgence je ne le traite qu’une fois par semaine). Tous les documents à traiter dans la semaine restent dans mon agenda. Je classe tous les autres documents.

Et voilà ma semaine est planifiée ! Cela semble long mais après quelques semaines de mise en place, je n’y passe finalement qu’une quinzaine de minutes et je gagne beaucoup de temps ! Chaque soir, je revois mon planning et l’ajuste lorsque nécessaire.

Astuces pour bien planifier

Pour une planification réussie, il faut bien évaluer le temps nécessaire pour chaque tâche (voyez même large). De même, ne vous surchargez pas de tâches à faire. Il n’y a rien de plus frustrant que d’aller se coucher avec une liste inachevée par manque de temps. De plus, vous n’avez pas besoin d’un agenda papier : vous pouvez très bien planifier avec un agenda électronique (Outlook, Gmail…).

Et vous, planifiez-vous votre semaine? Avez-vous des astuces pour gagner en productivité?

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