Structurer ses journées grâce aux blocs de temps

Souhaitez-vous pouvoir en faire plus chaque jour? À la fin de la journée, vous demandez-vous où est passé votre temps? La méthode des blocs de temps pourrait être la solution que vous recherchez!

Tous les jours, nous sommes bombardés de tâches apparemment «urgentes». Nous sommes occupés, mais nous n’éprouvons pas de sentiment d’accomplissement à la fin de la journée. Si vous êtes fatigué d’avoir l’impression de ne pas être productif et de ne pas effectuer les tâches les plus importantes de la journée, la méthode dont je vais vous parler aujourd’hui va peut-être vous faciliter le quotidien. En effet, cette méthode très efficace consiste à se bloquer du temps et est appelée généralement « time blocking » par les experts en productivité.

Qu’est-ce que les blocs de temps?

Une définition du « time blocking » consiste à «bloquer» des parties de votre journée pour vous concentrer sur des tâches spécifiques. Par exemple, vous pourriez vous réserver un créneau de 9h à 10h pour désencombrer les tiroirs de votre cuisine. Ou encore consacrer le créneau 16h à 18h pour votre routine après l’école (aller chercher vos enfants à l’école, prendre une collation avec eux, faire les devoirs…). Vous planifiez ainsi vos listes de tâches en blocs d’heures spécifiques au cours de la journée.

Pourquoi bloquer son temps en plages horaires est-il parfois préférable à une simple liste de tâches?

Se bloquer du temps est plus réaliste.

Tout le monde a les mêmes 24 heures par jour, mais nos listes de tâches sont souvent si ambitieuses qu’il faudrait 72 heures pour tout compléter.

En utilisant des blocs de temps, vous êtes obligé de considérer les autres engagements que vous avez au cours de la journée. Vous devez prévoir du temps pour des activités que vous avez du mal à considérer comme importantes mais qui doivent être faites comme par exemple sortir votre chien, préparer et prendre votre déjeuner ou encore prendre soin de vous.

Cela peut également vous aider à réduire votre niveau de stress. Vous ne vous demanderez plus comment vous allez tout faire parce que vous avez établi un bon plan d’action pour vous donner le temps de vous concentrer à chaque tâche.

Se bloquer du temps est-il vraiment réaliste pour les mamans débordées?

Oui, mais seulement si vous établissez un plan réaliste ET si vous vous autorisez beaucoup de flexibilité. En tant que mères, nos horaires peuvent changer à la dernière minute. Nous devons faire preuve de souplesse dans nos plannings, car ils peuvent changer d’une minute à l’autre.

Comment mettre en place cette méthode des blocs de temps?

Pour créer des blocs de temps spécifiques à votre emploi du temps, utilisez une feuille de brouillon et commencez par réfléchir à tout ce que vous faites sur une semaine . Notez absolument tout sans rien oublier, de votre rituel du matin à à vos tâches ménagères. Si besoin prenez le temps de créer sur plusieurs jours voire une semaine.

Ensuite, essayez de regrouper toutes ces actions dans des catégories autant que vous le pouvez. Ces catégories seront les intitulés de vos blocs de temps. En voici un exemple :

Puis, prenez votre calendrier (électronique ou papier) et voyez où chaque bloc de temps aura le plus de sens dans votre journée. Chaque journée pourra être différente et vous pourriez avoir des structures différentes selon la date.

Aux vues du nombre de tâches que vous souhaitez faire chaque jour (je vous conseille de limiter à une ou deux), vous pourrez déterminer la durée de chaque bloc.

Pour vous donner un exemple, voici les blocs que vous pourriez trouver dans mon agenda.

BLOG : J’utilise ce bloc pour déterminer les plages horaires consacrées au blog, les réseaux sociaux et toutes les autres tâches que ce blog me demande. Généralement cela concerne une grande partie de mes lundis.

TRAVAIL : Ce sont les plages horaires ou j’exerce mon activité professionnelle.

ADMINISTRATIF : Je m’occupe de toutes les tâches administratives durant ce laps de temps.

PERSO : C’est mon moment pour moi pour m’occuper de moi.

ENFANTS : la plage horaire réservée aux enfants (sortie, jeux, activités, devoirs …)

MAISON/ TACHES MÉNAGÈRES : durant ce laps de temps je réalise les tâches ménagères et autres actions à réaliser dans la maison. Pour l’alimenter je me base sur mon planning des tâches ménagères

Je bloque également des horaires fixes chaque jour pour ma routine du matin et ma routine du soir

N’oubliez pas que votre gestion du temps sera probablement très différente de la mienne (ou de celui de votre meilleure amie ou sœur ou maman!). Nous avons tous des plannings et des responsabilités très différents, qui se refléteront dans la façon dont nous planifions notre temps.

Le planning pour une maman entrepreneure avec des adolescents sera complètement différente de celui d’une maman au foyer avec deux enfants de moins de quatre ans. L’une pourrait diviser sa journée en ce qu’elle peut accomplir pendant les heures de classe, et l’autre se concentrera sur ce qu’elle peut faire pendant la sieste des petits.

Comment planifier sa semaine avec les blocs de temps?

En fin de semaine (je le fais le dimanche), prenez le temps de planifier votre semaine.

Ouvrez votre outil de planification préféré (agenda, agenda, électronique ou application ) et notez tous les rendez-vous et événements fixes et incontournables. Ce sont vos impératifs, ils doivent être ajoutés en premier.

Videz alors votre cerveau de toutes les tâches que vous souhaitez accomplir cette semaine. Vous n’aurez plus qu’à répartir ensuite ces taches dans vos blocs de temps correspondants.

La veille, vous pourrez ajuster votre planning si besoin.

lire aussi : se vider la tête avec un braindump

Que faire lorsque vous n’arrivez pas à respecter les plages horaires fixées ?

Cela va arriver. Et ce n’est pas si grave!

Les enfants tombent malade, la famille a besoin d’aide, le bébé n’a pas fait sa nuit, votre voiture tombe en panne,… Tant de choses peuvent faire dérailler vos plans pour la journée. Parfois, la meilleure chose à faire est d’abandonner vos projets de la journée et de se remettre en selle le lendemain matin.

Quelques conseils supplémentaires pour vous aider à créer vos blocs de temps

1. Limitez vos blocs de temps. Il vaut mieux avoir une marge entre deux plages horaires plutôt que de se sentir obligé de respecter un planning à la perfection.
2. Laissez de l’espace entre les blocs. Cela vous aidera à maintenir un plan d’action réaliste pour votre journée.
3. Prévoyez toujours plus de temps que vous ne le pensez pour la tâche ou le projet. Soyez réaliste!
4. Adaptez vos blocs de temps à vos niveaux d’énergie dans la journée. Pour moi, le créneau de 7h à 11h est le moment où je suis le plus réveillée et capable de me concentrer. C’est le moment idéal pour un bloc de travail. Mais après 15 h, je perds en énergie, c’est pourquoi je m’attaque aux sujets me demandant moins de concentration l’après-midi.
5. Vous pouvez mettre des alarmes, mais seulement si elles ne vous stressent pas! Dans ce cas utilisez vos rappels de téléphone pour prévoir une alerte 15 minutes avant le début de votre prochain bloc.

La méthode des blocs de temps aide vraiment à être plus serein. Au lieu de vous inquiéter de tout ce que vous avez à faire, vous deviendrez stratégique et intentionnel quant à vos actions.

En fin de semaine vous pourrez admirer vos accomplissements, vous pourrez vous prélasser dans la gloire de tout ce que vous avez accompli sans craindre de devoir passer tout votre samedi à rattraper votre retard!

Avez-vous déjà essayé cette méthode de productivité auparavant? Quels seraient vos blocs de temps?